PEPCheck Bune Practici de Utilizare

Ghid pentru Verificări Eficiente și Conforme cu Legea 129/2019

Acest ghid vă ajută să maximizați acuratețea verificărilor PEP și să respectați cerințele Legii 129/2019 privind prevenirea spălării banilor.

1 Când să Efectuați Verificări PEP

1.1. Verificări Obligatorii

Conform Legii 129/2019, verificarea PEP este obligatorie în următoarele situații:

  • Inițierea relației de afaceri - înainte de a începe colaborarea cu un nou client
  • Tranzacții ocasionale ≥ 15.000 EUR - pentru tranzacții unice peste acest prag
  • Suspiciuni de spălare de bani - indiferent de sumă sau frecvență
  • Îndoieli privind datele anterioare - când informațiile existente par incomplete sau neclare
  • Identificare beneficiar real - pentru entități juridice, verificați persoanele fizice din spate

1.2. Verificări Recomandate

  • Înainte de promoții interne - la angajarea în funcții cheie
  • Periodic (6-12 luni) - pentru clienți cu profil de risc ridicat
  • La schimbări importante - modificare acționariat, funcții publice noi
  • Tranzacții neobișnuite - când comportamentul clientului se modifică semnificativ

1.3. Când NU este Necesar (Excepții)

  • Instituții de credit din UE (reglementate)
  • Entități publice din statele UE
  • Societăți cotate la bursă din UE
  • Important: Chiar și în aceste cazuri, păstrați documentație

2 Cum să Efectuați Căutări Precise

2.1. Date Minime Necesare

Obligatoriu:

  • Nume complet - exact cum apare în documentul de identitate

Opțional dar FOARTE recomandat pentru precizie:

  • Dată naștere - reduce semnificativ false positives pentru nume comune
  • Naționalitate - ajută la identificarea corectă
  • Țara de rezidență - context geografic important

Exemplu Practic

Căutare vagă: "Ion Popescu" → 2,500+ rezultate posibile

Căutare precisă: "Ion Popescu" + data naștere "15.03.1975" + România → 5-10 rezultate relevante

Concluzie: Cu cât mai multe date, cu atât mai precisă verificarea!

2.2. Formatare Corectă a Numelor

Corect Incorect
Ion Popescu POPESCU ION, popescu ion
Maria-Elena Ionescu Maria Elena, M.E. Ionescu
José García López Jose Garcia Lopez (fără diacritice)
ABC Industries SRL ABC IND., abc industries srl

2.3. Pentru Companii și Entități

  • Folosiți denumirea oficială completă din Registrul Comerțului
  • Includeți forma juridică (SRL, SA, etc.)
  • Verificați și beneficiarii reali - persoanele fizice cu >25% acționariat sau control
  • Pentru ONG-uri: verificați conducătorii și fondatorii

3 Interpretarea Rezultatelor

3.1. Rezultat NEGATIV

Semnificație: Persoana NU este PEP sau sancționată în bazele verificate

Ce faceți:

  • Aplicați măsuri CDD standard (diligență obișnuită)
  • Generați și arhivați Certificatul Non-PEP
  • Documentați verificarea în dosarul clientului
  • Refaceți verificarea după 6-12 luni sau la schimbări importante

Atenție: Un rezultat negativ NU înseamnă că persoana este "curată" 100%, ci doar că nu apare în bazele verificate la momentul căutării.

3.2. Rezultat POZITIV

Semnificație: Persoana ESTE PEP sau apare pe liste de sancțiuni

Ce faceți OBLIGATORIU:

  1. Aplicați măsuri EDD (diligență sporită)
    • Verificări suplimentare ale surselor de fonduri
    • Documentație sporită despre originea averii
    • Clarificarea scopului și naturii relației de afaceri
  2. Obțineți aprobarea conducerii superioare
    • Pentru inițierea relației: aprobare înainte
    • Pentru relații existente: aprobare pentru continuare
    • Documentați decizia în scris
  3. Monitorizare intensificată continuă
    • Verificare periodică (minim 6 luni)
    • Analiză detaliată a tranzacțiilor
    • Raportare suspiciuni la ONPCSB

ATENȚIE: Refuzul aplicării EDD poate atrage sancțiuni conform Legii 129/2019.

3.3. Rezultat PARȚIAL

Semnificație: Există match-uri posibile dar nesigure (scor similaritate <90%)

Ce faceți:

  1. Analizați fiecare match individual: Comparați datele: dată naștere, naționalitate, funcții
  2. Luați o decizie informată: Dacă există îndoieli serioase → tratați ca POZITIV
  3. Documentați procesul decizional: Notați de ce ați considerat sau nu match-ul relevant

Regula de aur: În caz de îndoială, aplicați măsuri EDD pentru siguranță!

3.4. Scoruri de Similaritate

Scor Interpretare Acțiune Recomandată
95-100 Match aproape sigur Tratați ca POZITIV
85-94 Match foarte probabil Verificați detalii, probabil POZITIV
70-84 Match posibil Analiză detaliată necesară
<70 Match improbabil Probabil fals pozitiv, dar verificați

4 Documentare și Arhivare

4.1. Ce Trebuie Documentat

  • Toate verificările efectuate - chiar dacă sunt negative
  • Data și ora verificării - PEPCheck o înregistrează automat
  • Persoana care a efectuat verificarea - audit trail complet
  • Rezultatul și interpretarea - certificat sau raport
  • Decizii luate - aprobare/respingere relație, măsuri aplicate
  • Verificări periodice ulterioare - istoric complet

4.2. Perioada de Păstrare

  • Minimum 5 ani de la încheierea relației (Legea 129/2019)
  • 10 ani pentru documentele fiscale
  • Păstrați în format securizat, accesibil pentru audit
  • PEPCheck păstrează automat istoricul căutărilor 5 ani

4.3. Organizare Dosare

Dosar Client [Nume] ├── Certificat Non-PEP / Raport PEP (din PEPCheck) ├── Documente identificare (CI, pașaport) ├── Documente justificative surse fonduri (dacă PEP) ├── Aprobare conducere (dacă PEP) ├── Monitorizare tranzacții └── Verificări periodice (actualizări 6-12 luni)

5 Gestionarea Riscurilor

5.1. Clasificare Risc

Nivel Risc Criterii Frecvență Verificare
SCĂZUT Non-PEP, țară UE, tranzacții mici 12-24 luni
MEDIU Non-PEP, tranzacții frecvente/mari 6-12 luni
RIDICAT PEP, țări risc, tranzacții complexe 3-6 luni

5.2. Factori de Risc Suplimentari

  • Țări cu risc ridicat: Liste FATF, embargouri internaționale
  • Structuri opace: Societăți offshore, trust-uri complexe
  • Tranzacții neobișnuite: Sume disproporționate față de profil
  • Reticență la furnizare informații: Refuz documentație
  • Schimbări comportamentale: Modificări bruște în pattern-uri

5.3. Red Flags (Semnale de Alarmă)

Raportați imediat la ONPCSB dacă:

  • Client refuză verificarea PEP
  • Documente false sau contradictorii
  • Surse de fonduri neclare sau suspecte
  • Tranzacții fără scop economic aparent
  • Presiuni pentru urgentare sau evitare proceduri
  • Legături cu persoane/entități sancționate

Nu așteptați certitudini - raportați suspiciunile!

6 Conformitate și Audit

6.1. Pregătire pentru Audit

  • Proceduri scrise: Documentați procesele interne de verificare PEP
  • Training echipă: Asigurați-vă că toți utilizatorii înțeleg procesul
  • Istoric complet: Toate verificările trebuie accesibile
  • Justificare decizii: Explicați de ce ați acceptat/respins clienți PEP
  • Actualizări regulate: Dovediți că reverificați periodic

6.2. Raportare ONPCSB

  • Tranzacții suspecte: Raportare OBLIGATORIE, indiferent de sumă
  • Termenul: Cât mai curând posibil, nu mai târziu de 3 zile lucrătoare
  • Formular: Disponibil pe site-ul ONPCSB
  • Confidențialitate: NU informați clientul despre raportare
  • Protecție: Sunteți protejat legal pentru raportările de bună-credință

6.3. Sancțiuni pentru Nerespectare

Conform Legii 129/2019, amenzile pot fi:

  • Persoane juridice: 50.000 - 5.000.000 RON sau 10% din cifra de afaceri
  • Persoane fizice: 10.000 - 100.000 RON
  • Sancțiuni complementare: Suspendare activitate, retragere autorizație

7 Sfaturi Practice

7.1. Eficiență Operațională

  • Verificați PEP cât mai devreme în procesul de onboarding
  • Creați template-uri pentru documentarea standard
  • Folosiți reminder-e pentru reverificările periodice
  • Centralizați toate verificările în PEPCheck pentru audit trail
  • Exportați lunar rapoartele pentru arhivare externă

7.2. Comunicare cu Clienții

  • Transparență: Explicați clientului de ce verificați (obligație legală)
  • Profesionalism: PEP nu înseamnă persoană rea, ci risc crescut
  • Confidențialitate: Nu dezvăluiți detalii despre alte verificări
  • Empatie: Înțelegeți că unii clienți pot percepe procesul ca intruziv

7.3. Situații Complexe

Ce faceți când:

  • Nume foarte comun? → Adăugați date suplimentare (dată naștere obligatoriu)
  • Client refuză date suplimentare? → Explicați obligația legală sau refuzați relația
  • PEP "minor" (funcție mică)? → Tot trebuie EDD, legea nu diferențiază
  • Ex-PEP (a renunțat la funcție)? → Măsuri EDD timp de 12 luni după
  • Membru familie PEP? → Soț/soție, copii, părinți = EDD obligatoriu
  • Persoană apropiată PEP? → Asociați/parteneri cunoscuți = EDD recomandat

În toate cazurile: Documentați raționamentul!

Checklist Verificare Completă

  • ☐ Am colectat datele complete ale clientului
  • ☐ Am efectuat verificarea PEP în PEPCheck
  • ☐ Am analizat rezultatele și scorurile
  • ☐ Am generat și salvat raportul/certificatul
  • ☐ Am aplicat măsurile corespunzătoare (CDD sau EDD)
  • ☐ Am obținut aprobarea conducerii (dacă PEP)
  • ☐ Am documentat toate deciziile
  • ☐ Am arhivat documentația în dosarul clientului
  • ☐ Am stabilit data următoarei reverificări
  • ☐ Am informat echipa relevantă

Ultimele Recomandări

  • Formați-vă echipa regulat în AML/CFT și verificare PEP
  • Actualizați procedurile când se modifică legislația
  • Nu vă bazați doar pe tehnologie - judecata umană rămâne esențială
  • Colaborați cu autoritățile - raportați suspiciunile fără teamă
  • Protejați-vă organizația - conformitatea previne sancțiuni și daune reputaționale
Manual de Utilizare Termeni și Condiții Confidențialitate Înapoi la Panou